🧭 Mapa del sistema

Todo lo que incluye Adminbooks Escuelas

Catorce módulos, agrupados por el área de la escuela que resuelven. Los catorce entran en el precio por alumno activo, en cualquiera de los tres planes. Tres módulos más se suman según el plan que elijas.

  • 14en todos los planes
  • 3según el plan
  • 5áreas
  • 10reportes

Operación del día

Lo que tu equipo toca todas las mañanas: cobrar, facturar y saber cómo va el mes.

01

Panel de control

La foto de la escuela al abrir el sistema.

  • Cobrado hoy, cobranza del mes, cartera vencida y alumnos activos.
  • Consulta por semana, mes o ciclo.
  • Solicitudes de baja pendientes y acceso directo al perfil del alumno.
  • Cobranza mensual en gráfica o en tabla.
  • Comparación del rendimiento de cobranza entre escuelas.
  • Resumen de alumnos por ciclo, nivel, distrito, clasificación y sexo.
02

Ventas y cobros

El mostrador de caja: del carrito al recibo.

Nueva venta

  • Buscar al tutor o al alumno.
  • Consultar los cargos con saldo y agregarlos al carrito.
  • Preparar y aplicar el cobro.
  • Atajos de teclado para buscar, agregar, cobrar y cerrar.

Historial de ventas

  • Búsqueda y filtro por fechas.
  • Folio, forma de pago, tutor, fecha, estado de facturación, estatus y total.
  • Distingue ventas vigentes de canceladas.

Una venta solo puede cobrar cargos de alumnos que pertenecen al mismo tutor.

03

Facturación

CFDI con los catálogos del SAT y el historial completo.

Nueva factura

  • Selección del tutor receptor y del alumno.
  • Elección de cargos, ajuste de precio y descuento.
  • Razón social, RFC, código postal y régimen fiscal.
  • Uso del CFDI, forma y método de pago.
  • UUID del comprobante relacionado para sustitución.
  • Guardado de los datos fiscales en el tutor.

Facturas emitidas

  • Búsqueda por folio, UUID, RFC o razón social.
  • Filtros de serie y de fechas.
  • Exportación a Excel y referencia a la venta que la originó.

Facturas canceladas

  • Historial con filtros y exportación a Excel.
04

Finanzas

Quién debe, cuánto y desde cuándo.

Cartera vencida

  • Alumnos con adeudo por ciclo.
  • Búsqueda por alumno, tutor o teléfono.
  • Filtros de nivel y grado, con saldos y acceso al seguimiento.
  • Comentarios de seguimiento y avisos al tutor, según permisos.

Recargos

  • Generación mensual y consulta de cortes anteriores.
  • Identificación de los recargos ya generados.
  • Control individual de notificación y de generación.

Comunidad escolar

El expediente de quién es quién: alumnos, familias y el alta de nuevos.

05

Alumnos e inscripciones

Del primer dato al estado de cuenta.

Alumnos

  • Catálogo por ciclo.
  • Búsqueda por nombre, matrícula, folio o nivel.
  • Consulta de nivel, grado, grupo, tutor, tipo de inscripción y estado.

Inscripción

  • Proceso de cinco pasos: alumno, familia, tutor, inscripción y confirmación.
  • Crea al alumno, al tutor y los cargos del ciclo en una sola pasada.
  • Captura nombre, apellidos, género, fecha y lugar de nacimiento y CURP.
  • Cálculo de la CURP a partir de los datos capturados.

Altas y bajas

  • Solicitud y autorización de bajas, con permisos separados.
  • La autorización permite aprobar o rechazar.

Acciones sobre el estado de cuenta

  • Agregar cargos.
  • Aplicar descuentos por renglón.
  • Condonar adeudos.
  • Modificar nivel, grado y descuento.
  • Recalcular colegiaturas al guardar cambios financieros.

Aprobar una baja cancela los cargos posteriores a la fecha de solicitud. Condonar borra el cargo y no se puede deshacer.

06

Tutores

Los responsables, conectados con todo lo demás.

  • Registrar y editar tutores.
  • Activar y desactivar registros.
  • Relacionar al tutor con sus alumnos.
  • Usar sus datos en cobranza, ventas, estados de cuenta y facturación.
  • Gestionar su acceso al portal.

Desactivar a un tutor lo retira de las listas y le corta el acceso al portal.

07

Inscripciones en línea

Un enlace propio de la escuela para que la familia se registre sola.

Portal público de inscripción en línea, paso 1 de 5
  • Enlace propio que puedes copiar y compartir.
  • Captura de datos del alumno, la familia, el tutor y la inscripción.
  • Proceso de cinco pasos con confirmación.
  • Cálculo de la CURP.
  • Recuperación de un registro sin terminar.
  • Recuperación de la ficha de una inscripción anterior.
  • Descarga de la ficha al concluir.

Académico

Calificaciones, docentes y las reglas con las que evalúa tu escuela.

08

Educación

Lo que pasa en el salón, capturado una sola vez.

Calificaciones

  • Selección por nivel, grado y grupo.
  • Captura por grupo, con opción de omitir alumnos dados de baja.
  • Publicación y corrección sujetas a permisos.

Docentes

  • Registro y edición de datos y fotografía.
  • Activación y desactivación.
  • Administración de acceso.
  • Asignación de materias, grado y grupo por ciclo.

Listas de asistencia

  • Consulta de las listas que capturan los docentes desde su app.
  • Detalle por alumno.
  • Descarga del PDF de una lista, o de una lista en blanco del grupo.

Los ciclos cerrados quedan en solo consulta. Corregir un promedio ya capturado se permite únicamente en el ciclo vigente.

09

Configuración académica

Las reglas con las que tu escuela evalúa y titula.

Catálogo de materias por nivel y grado

Materias

  • Crear y editar con nivel, grado, campo formativo y tipo.
  • Activar, desactivar y eliminar con restricciones.

Campos formativos

  • Crear y editar por nombre y nivel.
  • Activar o desactivar.
  • Usarlos al configurar materias.

Evaluaciones

  • Plantillas de calificaciones manuales y plantillas base.
  • Aplicación por ciclo, nivel, grado o grupo.
  • Periodos, columnas de captura y promedios.

PDA

  • Aprendizajes del programa evaluados por materia.
  • Disponibles en las columnas de captura.

Boletas

  • Nombre del director que firma.
  • Configuración global o por nivel y ciclo.
  • Copiado de la configuración a otro ciclo.

Credenciales

  • Director, firma, logotipo del estado y sello impresos en la credencial.
  • Configuración global o por nivel.

Especialidades

  • Especialidades de preparatoria.
  • Disponibilidad para materias e inscripciones nuevas.

Desactivar una materia o un campo formativo conserva las asignaciones que ya existen; solo deja de ofrecerlos para las nuevas. Una materia con calificaciones o asistencias no se puede eliminar.

10

Calendario escolar

Las fechas que todos consultan.

Calendario escolar con eventos por nivel
  • Agregar eventos.
  • Editarlos.
  • Moverlos.
  • Eliminarlos.

Información y contacto

Sacar los números y hablarle a las familias.

11

Reportes

Diez salidas listas, en PDF y Excel.

  • Estado de cuenta: PDF por alumno, completo o con saldo al día, con cargos, pagos, becas y cupones.
  • Corte de caja: cobros por fechas, estado de facturación, forma de pago, nivel y cajero.
  • Excel de colegiaturas y descuentos.
  • Excel de alumnos.
  • Resumen de facturas.
  • Estadístico general.
  • Cobranza por concepto.
  • Cobranza general.
  • Alumnos desactivados.
  • Becas.

El corte de caja desglosa ingresos por forma de pago y concepto, descuentos por becas, descuentos por cupones, subtotal y total cobrado.

12

Notificaciones y comunicación

Cobranza y avisos, sin salir del sistema.

Cobranza por correo

  • Avisos de adeudo vencido con filtros escolares.
  • Importe mínimo vencido y días mínimos de atraso.
  • Selección de destinatarios e historial.
  • PDF opcional del estado de cuenta.

Cobranza por WhatsApp

  • Consulta por tutor o alumno, con filtros escolares.
  • Identificación de los destinatarios a los que se puede enviar.
  • Selección, historial y control de envíos recientes.

WhatsApp personalizado

  • Mensajes a tutores, docentes o a un número individual.
  • Selección de audiencia.
  • Variables {tutor}, {alumnos} y {escuela}.
  • Vista previa e historial.

El correo de cobranza considera el adeudo vencido, no los cargos por vencer. Con PDF adjunto el envío admite hasta 300 alumnos, y se controla el reenvío a quien ya fue contactado en las últimas 24 horas.

13

Cloud: archivos y documentos

El archivero de la escuela, en la nube.

Archivos de la escuela en la nube, con etiquetas y espacio utilizado

Mis archivos

  • Organización de archivos.
  • Búsqueda por nombre o etiqueta.
  • Vista en tarjetas o en tabla.
  • Consulta del espacio utilizado.

Compartidos conmigo

  • Archivos que otros usuarios comparten contigo.

Papelera

  • Elementos enviados a la papelera.

Administración del sistema

Quién puede hacer qué, y con qué datos opera la escuela.

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Configuración general

El tablero del administrador.

Información del plantel

  • Identidad fiscal, domicilio y logotipo.
  • Pestañas de facturación, niveles, recargos, factura donatario y reportes.

Usuarios y permisos

  • Cuentas del personal con rol, nivel, contacto y estado.
  • Asignación de acciones autorizadas por rol.
  • Roles como Caja, Director, Control escolar y Director general.

Ciclos

  • Creación y administración de periodos, fechas y meses.
  • Apertura de inscripciones.
  • Definición del ciclo vigente.

Becas y descuentos

  • Catálogo de porcentajes aplicables a colegiaturas.
  • Asignación desde el perfil del alumno.
  • Consulta de tipo, aplicaciones y estado.

Cupones

  • Catálogo de códigos con descuento, concepto aplicable, vigencia, usos y estado.

Certificados CFDI

  • Carga o renovación del CSD con .cer, .key y contraseña.
  • Validación, registro y consulta de metadatos.

Acuerdo financiero

  • Edición y vista previa del compromiso de pago.
  • Texto vigente para toda la escuela, incluido en la ficha de inscripción y el autoservicio.

Reglamento escolar

  • Edición y vista previa de las normas institucionales.
  • Texto vigente para todos los niveles, que los tutores aceptan en su portal.

Tipos de expediente

  • Tipos de documentación del expediente del alumno.

Impresoras

  • Registro de dispositivos, impresora principal e impresión de prueba.

WhatsApp

  • Vinculación del número escolar.
  • Estado de conexión y envío de prueba.

Un ciclo puede estar abierto sin ser el vigente. Un cupón liquida el cargo al que se aplica y sus usos se cuentan de por vida.

Tres módulos más, según tu plan

Los catorce de arriba van en los tres planes. Estos tres se suman según el que elijas.

15

Prefectos

Perfil propio para el personal de prefectura, con su acceso al sistema.

Planes 2 y 3

16

Portal de docentes

Acceso propio para los docentes dentro del sistema.

Plan 3

17

Portal de alumnos

Acceso propio para los alumnos dentro del sistema.

Plan 3

Aparte de los planes hay tres complementos que se contratan por separado: notificaciones por WhatsApp, app personalizada con la identidad de tu institución y Business Intelligence. Ver los planes y sus precios

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